QBFax

QBFax הינה מערכת גמישה, אמינה וידידותית למשתמש לניהול פקסים. המוצר מאפשר למשתמשים וליישומים לשלוח ולקבל פקסים ישירות משולחן העבודה. העיצוב הייחודי מאפשר לשלב את המוצר הן עם מערכות דואר אלקטרוני והן עם מגוון מערכות מידע שבשימוש החברה. 

מאפייני מוצר

  • פתרון פקס שיתופי משולחן העבודה.
  • ריכוז כלים עבור ניהול המערכת וניהול קבוצות/משתמשים
  • שיתוף פעולה עם שולחן העבודה ומערכות מידע שונות (Outlook, ERP,CRM)
  • תומך ב-Fax2Mail וב-Mail2Fax
  • שימת דגש על שיטות עסקיות וזרימת העבודה
  • פונקציונליות מלאה בשרתי מסוף של חלונות
  • עבודה עם או בלי דואר אלקטרוני

 

היתרונות שבשימוש הפקס הארגוני לעומת פקס רגיל


QBFax משנה את התפיסה ביחס לתוכנות פקסים שהכרת בעבר. 

עובדה חשובה: כ- 80% מהפקסים הנשלחים והמתקבלים הם מסמכים המופקים באמצעות המחשב. רובם נוצרים ע"י Microsoft Word או ע"י תוכנות ERP ,CRM וחשבונאות.

טבעי לחשוב שתרצה לחסוך בעלות ההדפסה של המסמך ובזמן בו אתה ממתין ליד מכשיר הפקסימיליה להעברתו של הפקס.

כעת, חשוב על כך: מסמך פקס המתקבל ע:י הפקסימיליה הינו הודעה. זו יכולה להיות הזמנה, בקשה או חשבונית. מכל מקום, קרוב לוודאי שההודעה מועברת לאדם האחראי לטפל בה. התנהגות הפעולה מזכירה מערכת הודעות המוכרת לנו בשם מערכת הדואר האלקטרוני. כמובן שזה היה נהדר אילו יכולת לשלוח את הפקס בתוך שניות אל האדם אליו מיועדת ההודעה.

במשרד שאינו משתמש באף מערכת המקשרת את מכשיר הפקס למחשב, בדרך כלל המזכיר/ה או נציג השירות מקבלים את הפקס. האדם שמקבל לידיו את הפקס מעביר אותו לאדם האחראי לטיפול בו.

כל זאת, מציג עלות גבוהה מבחינת הארגון. באמצעות QBFax, ברגע שההודעה התקבלה, ניתן לשלוח אותה לכל אדם באמצעות הדואר האלקטרוני או להדפיס במדפסת רשת. בנוסף לכך, המוצר בעל תכונות נוספות החוסכות אף תהליך זה.

לדוגמא: אם ישנו פקס, המטופל לרוב ע"י אדם מסוים, ניתן לציין כי כל הודעות הקפס המתקבלות ממספר פקס של חברה מסויימת, יופיעו באופן אוטומטי בחשבון הדואר אלקטרוני של אותו אדם. כמו כן, אם מתקבל פקס מלקוח ברמת עדיפות גבוהה, הQBfax מאפשר הקפצת הודעה על כך שהתקבל פקס מאותו הלקוח.

ולהיפך, באמצעות המערכת ניתן לבצע התעלמות מוחלטת מפקסים דוגמת דואר "זבל" (עסקים או ישויות אחרות השולחים חומר עם או בלי הסכמתך).


בשילוב עם היתרונות שהזכרנו בתחילה, ניתן לראות מדוע יותר ויותר עסקים משתמשים במערכות פקסימיליה.
בשורה תחתונה, חשוב על כך: האם אתה מכיר חברה שנטשה שימוש במערכת הפקסימיליה שלה? 

ממשק משתמש מונחה משימה

QBFax הינה מערכת ממוקדת משתמש. ידוע כי המשתמש יעדיף ללמוד כמה שפחות על מנת להשתמש במערכת תוך כדי רכישת המערכת הקלה ביותר להפעלה. במילים אחרות, המשתמש מעדיף מערכת קלה לשמוש שתכיל את מירב התכונות.

בדרך כלל, קלות השימוש וריבוי התכונות במערכת נראים כמתנגשים משום שהלימוד כיצד לנהל את תכונות המערכת, עלול לגרום ליישום להפוך ליותר מורכב.

QBFax מיישב את כל הצרכים הללו על ידי ע"י הצגת ממשק משתמש מונחה משימה . למשל: על מנת לשלוח פקס באמצעות מספר פקס שמור, כל מה שעל המשתמש לעשות הוא להקיש את מספר הפקס, לאשר וללחוץ על כפתור הסיום. על מנת לצפות בפקס בקליינט הדואר האלקטרוני, עליו ללחוץ על הקישור המהיר "לחץ/י כאן כדי להציג ". ישנן דוגמאות רבות למימוש עיצוב זה ב QBFax.

מערכת הודעות גמישה

QBFax מגדיר את הודעות הדואר האלקטרוני הנכנסת המכילה את הפקס כ-Notification. דואר אלקטרוני הינו רק סוג אחד של Notification. כמו כן, המוצר תומך בהודעות קליינט, הדפסה ישירה, העתקת קבצים לרשת והודעות מותאמות אישית כגון משוב ל מערכת ERP.

לכל הודעה ניתן להגדיר מגוון תנאים עבור: הודעה ספציפית, קוד סטטוס, משתמש, ערוץ, סיומת ועבור אובייקטים נוספים הקיימים ב QBFax.

תמיכה מרובה באתר.

התשתית עליה עומדת QBFax מאפשרת לכל אחד מרכיבי המוצר לרוץ על מכונה שונה ולתקשר עם שרת המאסטר.

עיצוב זה מאפשר להתחבר להוסטים מרוחקים שמריצים מנועי QBFax, המשתמשים בפורטים שלהם לשליחת וקבלת פקסים כאילו היו מחוברים ישירות לשרת הQBFAX הראשי.

טווח חומרה רחב

בנוסף לכרטיס הפקס BrookTrout, ניתנת תמיכה עבור מודמים ממחלקה I וממחלקה II. QBFax תומך בסדרות TR1034, TruFax ו- TR114.

זה מאפשר ללקוחות לבחור מודם חדיש ואיכותי המתאים לדרישותיהם.

The "Describe" Button

QBFax מקושר עם פקסים מרוחקים בקשרים פנימיים. כאשר פקס מתקבל מפקס מרוחק בלתי מזופקסהה, משתמשים יכולים להשתמש בכפתור Describe על מנת לערוף פרטי הקשר עבור פקס זה. מרגע זה אילך QBFax יציג את השם הנכון עבור במקום מספר הפקס.

עבור המשתמש, יהיה זה קל יותר לקרוא שם פקס כמו "אדון ג'ון סמית" מאשר מספר פקס כמו +1-212-5555555.

ניהול מרוכז

QBFax דורש ניהול מינימלי לפונקציונליות היומיומית, אך כפתרון פקס אירגוני, הוא מגיע עם התכונות הנדרשות עבור סביבת העבודה.

  • הרשאות - לאפשר למשתמשים וקבוצות לצפות בפקסים שנשלחו או התקבלו ע"י משתמשים אחרים בקבוצה.
  • תצוגות בהתאמה אישית - הגדר תצוגה בדפדפן הפקס עבור מסימות מסויימות כגון: "הודעות נכנסות שלא טופלו שהגיעו מהפורט הניהולי"
  • עדכון אוטומטי - הלקוח משודרג באמצעות תהליך שידרוג אוטומטי ברשת. מנהל המערכת רשאי לכפות על המשתמשים את השדרוג לפני השימוש בתוכנה.

ספרים טלפונים מרובים

המוצר תומך בספרי טלפונים פנימיים, ADO ו-ODBC בדיוק כמו Outlook/Exchange‎

  • פנימי - ספר הטלפונים מאוחסן במאגר הנתונים של QBFax.
  • ADO/ODBC - ספר הטלפונים הינו תוצאת שאילתת SQL שרצה בזמן שהמשתמש פותח אותו. השאילתא מביאה רשימות קליינט, רשימות דיוור וכו'.
  • Outlook - Microsoft Outlook/Exchange נגיש באמצעות CDO. כל ספריות אנשי הקשר יהיו בשימוש. עבור תיקיית איש קשר בעלת זיכרון רב, QBFax משתמש בכלי לסינכרון, שיגרום לתיקיה לרוץ כספר טלפונים פנימי.

נוסף על כך, QBFax אף תומך בייבוא קבצים, כך שניתן לייבא נתונים מסוג ASCII ,CSV , ו-excel.